Mettre l’outil Notion au service de ton business, interview avec Miléna

Hello ! Si tu ne me connais pas encore, je suis Mélanie, Pinterest Manager et fondatrice de l’agence de création de contenu Write & Gold Agency ✨

Je reçois aujourd’hui sur le podcast Pin’ ton Business Miléna qui est coach en productivité et experte de l’outil Notion.

Elle accompagne les entrepreneurs à créer un système d’organisation au service de leur business et de leur vie grâce à Notion.

Elle propose un programme de coaching de groupe, une formation complète sur l’outil Notion ainsi que des templates Notion pour te faire gagner du temps.

Miléna va nous parler de ce fabuleux outil qui est Notion.

Elle utilisait auparavant Asana et Google Drive pour gérer son business et gérait son organisation quotidienne sur son Bullet Journal. Notion a été un vrai outil révélateur pour elle, adieu le temps perdu à retrouver une information !

News : la version française est dorénavant disponible yeeeah ! 🤩

Notion, un outil de gestion pour s’organiser au quotidien

Notion est un outil d’organisation, de gestion de projets, de travail collaboratif, de centralisation des informations, disponible en ligne ou via l’application.

Il peut remplacer Evernote, Google Docs, Google Sheets, Trello, Asana,… Tu l’auras compris, c’est l’outil à avoir ! 🙏🏻

Quels sont les avantages à être sur Notion ?

Notion permet de faire énormément de choses à l’intérieur : concrètement, on part d’une page blanche et on peut tout construire.

L’outil est super flexible, tu peux totalement le personnaliser pour qu’il soit adapté à tes besoins. Un tas de fonctionnalités sont disponibles, tu peux créer des bases de données, relier des informations entre elles de façon à afficher les choses qui t’intéressent.

Tu peux tout analyser, centraliser, mais aussi travailler de façon collaborative puisque la collaboration en temps réel et le partage de données et de pages sont des fonctionnalités disponibles sur Notion !

Bref, c’est un outil super complet. 🙌

Il n’y a pas de méthode miracle pour l’organisation, il faut l’adapter à soi et à son mode de fonctionnement.

C’est quelque chose qui est possible avec Notion : tu n’as pas besoin de t’adapter à l’outil, c’est l’outil qui s’adapte à toi.

La fonction collaborative de Notion est un gros plus au niveau organisationnel.

Personnellement j’utilise Notion pour collaborer notamment avec mon assistante, et c’est super pertinent de gérer ma création de contenu dessus parce qu’on a un calendrier éditorial partagé dans lequel on met nos idées, elle me partage les contenus créés, je valide ou je modifie directement.

J’adore cet outil 💛, il est vraiment intuitif.

Tu as même la possibilité de partager certaines pages avec ton client en créant un espace client dans lequel tu vas pouvoir lui transmettre des informations, stocker les documents juridiques de votre collaboration (contrats, factures, devis,…), prendre des notes sur les différents rendez-vous etc.

Les collaborateurs y ont accès en temps réel et c’est un vrai gain de temps !

Notion est-il fait pour tout le monde ?

Si tu es allergique aux outils numériques (parce que oui, c’est possible), Notion n’est peut-être pas fait pour toi.

Cependant, en tant qu’entrepreneur, si tu es amené.e à travailler en collaboration avec des clients, tu vas devoir échanger des informations avec eux et Notion pourra t’être utile.

Ça ne t’empêche pas de garder un agenda et/ou une to do papier à côté ! L’un n’empêche pas l’autre.

Contrairement à d’autres outils digitaux, la version gratuite te donne accès à toutes les fonctionnalités, il y a très peu de limites.

La plupart des personnes peuvent donc se servir de Notion uniquement avec la version gratuite : on a accès à toutes les fonctionnalités gratuites exceptées la possibilité de partager des pages à un nombre illimité de personnes, et la possibilité d’uploader des fichiers de plus de 5 Mega.

La version gratuite est largement suffisante, tant pour une utilisation personnelle que professionnelle.

Par quoi commencer lorsque l’on souhaite se lancer sur Notion ?

Étape 1 : Tu te rends sur le site internet, tu crées ton compte en entrant une adresse e-mail et en choisissant un mot de passe.

C’est rapide, en quelques clics tu as déjà ton compte ! (welcome dans le merveilleux monde Notion!)

Étape 2 : Lorsque tu as créé ton compte, tu arrives sur une page blanche.

Pour apprendre à utiliser Notion, rien de mieux que de tester directement (en appuyant sur la commande “/” qui te permet d’ouvrir le menu avec les différents blocs).

Tu peux tout ajouter : texte, titre, image, base de données, vidéo, bout de code, il y a le choix. Amuse toi !

Pour gagner du temps dans ton apprentissage, tu peux aussi te former sur l’outil, de ce fait tu pourras démarrer sur des choses simples pour prendre en main l’outil !

(j’ai suivie la formation de Miléna qui s’appelle Notion de A à Z que je te recommande chaudement, elle m’a énormément aidé à relier toutes mes informations pour que je ne sois pas perdue grâce à son expérience d’ingénieure !)

Step by step, tu peux commencer par une simple page pour de la prise de notes, puis par la suite créer des bases de données, les lier les unes avec les autres pour rendre ton espace à la fois complet et puissant.

Ton système d’organisation sur ton outil Notion sera amené à évoluer avec le temps.

C’est un outil de gestion très flexible qui te permet de l’utiliser seul.e dans ton business, ou en collaboration avec d’autres personnes.

Pour te donner quelques exemples, Loom et Qonto utilisent Notion !

Quelles sont les pages Notion indispensables à avoir pour un entrepreneur ?

Au début, la création d’un espace Notion peut prendre du temps à construire, mais une fois que c’est fait, c’est un gain de temps non négligeable !

Tu peux y intégrer pas mal de pages selon tes besoins telles que :

• #1 : Une page To do : tu peux y intégrer plusieurs vues notamment la vue tableau et la vue calendrier
• #2 : Une page avec tes projets en cours
• #3 : Une page pour ta création de contenu avec un calendrier éditorial, un listing des idées de contenus, une vue d’ensemble sur la création de contenu pour chaque média,…
• #4 : Une page brandboard : dans cette page tu peux y intégrer tes codes couleurs, polices, logo dans ses différentes déclinaisons. Si tu fais de la création de visuels tu auras forcément besoin de cette page
• #5 : Une page de suivi financier
• #6 : Une plage de templates de réponses et/ou de process si nécessaire,…

Si tu souhaites intégrer le côté perso dans ton espace Notion, tu peux aussi créer une page pour la gestion de tes repas et des courses avec le menu de la semaine lié à une base de données Recettes par exemple !

À savoir : Sur Notion, tu as la possibilité de créer des templates.

Si tu souhaites partager la page avec quelqu’un, tu as juste à lui transmettre le lien, la personne quant à elle pourra dupliquer la page dans son espace et la personnaliser selon ses besoins.

Cette fonctionnalité permet de démarrer en utilisant des espaces qui ont déjà été construits par d’autres personnes ce qui fait gagner du temps.

Attention seulement à ne pas prendre de templates par ci par là qui n’ont aucun lien entre eux.

Le but est que tu puisses adapter ces templates à toi et ton business pour que l’ensemble soit cohérent.

Comment s’organiser lorsque l’on n’utilise pas l’outil de gestion Notion ?

• Opter pour un Bullet Journal : si tu es team papier, tu peux opter pour le bullet journal qui te permet notamment de noter toutes tes notes et de créer des to do ;
• Utiliser Google Agenda pour la prise de rendez-vous ;
• Utiliser Asana pour la gestion de projets ;
• Utiliser un autre outil de gestion comme ClickUp et Trello selon tes préférences.

*Article recommandé : Ce que j’ai essayé & qui n’a pas fonctionné pour mon organisation*

En résumé, Notion est un outil de gestion très complet et intuitif qui permet de gérer tout ton business et centraliser toutes les informations sur un seul et même outil grâce aux différentes automatisations possibles.

Arriver sur une page blanche lorsqu’on crée notre compte peut être décourageant, mais il est important de tester les choses, chercher l’information, ou tout simplement se former !

Si tu souhaites en savoir plus sur Notion, je t’invite à découvrir les offres et templates proposés par Miléna sur son site web.

Merci à Miléna pour cette superbe interview remplie de valeur ! 💛

Et toi, est-ce que tu utilises Notion ? 🙂