Les 6 outils indispensables pour la gestion de mon entreprise

Quand tu as une entreprise en ligne, et que tu veux la gérer correctement, il te faut trouver des outils efficaces.

Alors quand tu fais tes recherches, et que tu vois tout ce qu’il existe sur le marché… tu peux vite être perdue !

Si tu es entrepreneure, je suis certaine que tu as déjà trouvé quelques pépites qui t’aident au quotidien à tout organiser !

Mais si tu n’as pas encore trouvé, ou que tu souhaites découvrir de nouveaux outils super simples à utiliser (oui parce que chez moi, c’est toujours le plus simple possible), tu es au bon endroit.

Sans eux, je ne sais pas comment je m’en sortirai… mon entreprise n’en serait certainement pas là aujourd’hui !

J’ai hâte de partager cela avec toi, car dans le lot, il y a de réels coups de coeur, qui ne passeront jamais à la trappe et qui continueront, même si je change de logiciel un jour pour faire la même chose, à rester dans ma routine 🙌🏻

Des outils dont je ne pourrais plus me passer et qui font que je peux continuer à m’occuper de mon business en ligne à côté de mon salariat tout en gagnant du temps !

 

Le petit nouveau dans mon entreprise, j’ai nommé Clickup :

Il est arrivé dans la famille La plume rose il y a peut-être deux mois maintenant, mais jamais je ne me serais douté qu’il prendrait une place aussi importante si rapidement !

Clickup, c’est quoi ?

C’est un outil en ligne qui te permet de t’organiser facilement et de créer tout ce que tu veux : to do lists, planning éditorial, liste d’idées, gestion de projets (avec ton équipe ou en solo)… bref, c’est vraiment ultra complet !

Personnellement, je l’utilise pour touuute la création de contenu sur le web (articles de blog, instagram et newsletter) grâce à un calendrier éditorial précis.

Je l’utilise aussi pour gérer le planning des différentes dates de sorties & lancements des programmes auxquels je suis affiliée, pour lister toutes mes idées (bonnes ou mauvaises), pour planifier ma semaine en ayant sous les yeux la semaine complète pour pouvoir répartir toutes mes tâches et voir de combien de temps je dispose en parallèle de mon job salarié.

Je ne te glisse pas d’aperçu par ici, j’ai prévu de t’écrire un article complet à la fin du mois pour faire un peu le bilan de mon organisation après un mois, de mon planning éditorial tout ça tout ça ! (alors si tu souhaites savoir quand il sera publié, reste bien connectée 😍)

J’ai même pris l’option payante parce que justement, j’ai prévu de faire encore plein de choses dessus ! Donc voilà, vraiment mon outil préféré au monde depuis ces dernières semaines !

Le seul outil que j’utilise depuis mes débuts pour tous mes visuels : Canva !

Quand j’étais en BTS MUC en alternance, j’ai utilisé cet outil plusieurs fois pour créer quelques visuels à intégrer sur les powerpoint, mais sans plus.

En revanche, quand je me suis lancée sur internet, je n’avais pas photoshop et clairement pas l’envie d’apprendre à l’utiliser parce que je ne suis pas graphiste, et que je voulais quelque chose de trèèèès simple !

Voilà, mon souhait a été exaucé, Canva est vraiment très simple à prendre en main, je ne suis pas une pro et j’arrive à faire tout ce dont j’ai envie avec mes visuels, et je l’utilise pour absolument tout.

Que ce soit pour mes visuels Instagram journaliers, créer parfois des stories, illustrer ma page de liens, mes visuels d’articles de blog, mes épingles Pinterest, ma newsletter… bref, c’est vraiment le pilier de mon identité visuelle en ligne ! 😍

Mon nouvel outil pour gérer ma boîte mails facilement : Spark !

Ce truc absolument révolutionnaire m’a largement facilité la gestion de mes e-mails au quotidien.

C’est une application que j’ai installé sur mon Mac et sur mon iPhone, et il me semble que c’est également disponible sur Windows.

En tout cas, c’est une application où tu synchronises ton adresse e-mail (comme un logiciel d’e-mails classique finalement), et tu peux faire tellement de trucs trop cool !

Tu peux programmer des envois d’e-mails, créer des catégories, des sous-catégories, les newsletters par exemple sont dans une catégorie donc si tu n’as pas le temps de traiter tous tes mails, tu peux les passer et n’y revenir que le lendemain par exemple !

Ce qui est intéressant, c’est que tu peux tout sectionner comme tu le souhaites, tout organiser et aussi t’y retrouver plus simplement.

Je ne peux plus m’en passer, et j’ai complètement désinstallé l’application Mails de base sur Apple pour laisser place à Spark !

Aujourd’hui, je n’utilise plus que cet outil pour gérer les e-mails de mon entreprise en ligne, et j’en suis vraiment très satisfaite.

 

Dropbox : l’endroit où je stocke absolument tous mes documents pro & perso :

Je pense que je n’ai pas besoin d’expliquer ce qu’est Dropbox car tout le monde connaît cet outil !

En tout cas, ce cloud est vraiment ultra pratique, car c’est dessus que je stocke tous mes documents pro et perso : pièces d’identité, justificatifs de domicile, factures, devis, logo, visuels d’articles…

Je stocke tout dessus pour éviter d’avoir des milliers de classeurs à la maison, de devoir tout imprimer, mais aussi pour ne rien garder dans mon ordinateur le jour où il décédera, je n’aurai rien perdu !

MAIS la raison numéro un, et c’est pour cela que je te conseille vivement de stocker la majorité de tes documents sur un cloud, c’est parce que s’il arrive quelque chose (on ne sait jamais à l’avance, le tuyau d’eau du voisin au-dessus de ma mamie a eu une fuite il y a deux semaines… du coup il a plu dans son appartement pendant 2 jours voilà 😅), tu as tout en sécurité en ligne quelque part que tu peux retrouver et qui ne finira pas trempé / brûlé / gazéifié tout ce que tu veux !

Voilà, alors même si tu aimes garder un exemplaire en format papier chez toi, il est préférable de garder un exemplaire en format digital quelque part 🤓

Et puis de toi à moi, qui a la place de stocker chez soi absolument tous ses papiers ?!

Les seules choses que je garde en format papier (et qu’il faudrait que je prenne le temps de scanner un jour) ce sont mes fiches de paie, mais mon entreprise commence à les envoyer en format digital alors ça me fait encore moins de feuilles à stocker quelque part chez moi !

L’endroit où je trouve 80% de mes images libres de droits : Unsplash !

Pareil, je pense que tu connais cette plateforme si tu es sur le web, beaucoup d’entrepreneures l’utilisent et je comprend tout à fait !

Il y a aussi Pixabay qui est pas mal apprécié, à toi de choisir l’endroit qui te convient le mieux 😉

J’y trouve tout ce dont j’ai besoin : des visuels de bureau, d’ordinateur, de téléphone, de tablettes, d’agenda… bref tout tout tout !

Pour pouvoir illustrer tes différents contenus quand tu ne peux pas prendre tes propres photos par manque de temps, parce que tu n’as pas un appareil adéquat ou parce que tu n’es clairement pas douée en photo (les 3, c’est mon cas hein), c’est quand même bien pratique.

Google Drive pour gérer & stocker tout mon contenu écrit

Ça aussi, c’est un outil assez nouveau dans ma routine, je dois dire… mais je suis déjà bien accro !

Avant, je rédigeais mon article directement sur wordpress, mais je n’avais aucune sauvegarde de mes écrits…

Et puis, je dois l’avouer, mais rédiger sur wordpress ce n’est pas ce qu’il y a de plus sexy !

Avec un Google Docs, je trouve que l’espace est plus aéré, il y a moins de distractions et je suis aussi beaucoup plus concentrée et appliquée…

Je ne saurai pas vraiment le justifier finalement, mais rédiger sur un Google Docs me réussit plutôt bien !

J’en profite également pour stocker mes anciennes newsletters, cela me permet de réutiliser des templates quand j’en ai besoin ;

Et de retrouver facilement un sujet que j’ai traité et dont je souhaite reparler, pour apporter de la nouveauté, pour ajouter mes nouvelles astuces ou pour expliquer les changements que j’ai appliqués dans mon entreprise !

Je pense que tu as compris, cette nouvelle méthode est vraiment pas mal, et je pense n’avoir utilisé que 30% des capacités que le drive de Google offre à ses utilisateurs !