Les 8 outils indispensables à la gestion de mon entreprise

Quand on a une entreprise à gérer, on réalise rapidement qu’on va avoir besoin d’outils pour pouvoir réaliser toutes nos tâches du quotidien.

Et notamment sur internet !

Il existe tellement d’outils aujourd’hui qu’il est quasiment impossible de tous les connaître et de tous les essayer pour trouver celui qui nous corresponde vraiment.

Après plus de 3 ans à entreprendre sur le web (et beaucoup plus à bidouiller sur l’ordinateur)

Je peux te dire que j’ai trouvé des outils vraiment utiles dans mon quotidien…

Qui me permettent de gagner du temps, de travailler plus efficacement, et aussi de ne pas m’éparpiller ou d’utiliser 10 outils alors qu’un seul peut faire plusieurs choses à la fois !

Cependant, je tiens à te dire que le prix d’un outil ne doit jamais être un frein ! Il faut seulement voir ce qu’il va t’apporter réellement.

Parfois, un outil vaut tellement le coup de par son utilité ou encore sa capacité à automatiser des tâches que mettre la main au porte monnaie, ça devient rentable 😉

Enfin bref, tout cela pour dire que des outils, il en existe des milliers et cela peut prendre du temps avant de trouver ceux qui te correspondent !

J’ai eu envie de partager avec toi ceux qui me sont indispensables au quotidien, dont je ne pourrais plus me passer et qui me font gagner un temps monstre !

Tu verras, ce n’est rien d’exceptionnel, mais j’aime la simplicité et parfois, la simplicité ça a du bon 😃

 

Spark, mon logiciel de traitement d’e-mails (dispo sur Mac)

Probablement l’outil que j’ouvre le plus de fois dans une journée de travail…

Spark est un logiciel qui permet de traiter ses e-mails (un peu comme l’application de base que l’on a sur Mac par exemple)

Ce que j’adore avec Spark, c’est que je peux y connecter toutes mes boites mails et ainsi avoir tout sous les yeux en même temps !

J’ai des adresses Gmail, mais aussi des adresses qui sont connectées à mes noms de domaines comme La plume rose ou encore l’Épingle Digitale

Si je devais me connecter à chaque adresse e-mail pour pouvoir regarder ce qu’il s’y passe, je pense que je perdrais un temps monstrueux !

Alors que là, j’ai tout sous les yeux en un rien de temps.

J’aime aussi beaucoup le design qui est très épuré !

Et le fait de pouvoir attribuer un e-mail à un collaborateur afin qu’il s’en occupe, de pouvoir créer des dossiers, programmer des envois d’e-mails… c’est un sacré avantage !

En bref, c’est un outil que j’adore !

J’ai la version gratuite et elle me suffit amplement, mais je pense qu’il y a une version payante qui doit être faite pour les équipes où l’on doit créer des dossiers à partager etc !

Tu l’auras compris, c’est un outil que je te recommande ++ pour la gestion de ton entreprise, quelle que soit sa taille.

 

L’indétronable Notion, l’outil qui me permet d’organiser mon cerveau

(et accessoirement, mon entreprise aussi 🤪)

Je pense que je n’ai plus besoin de présenter ce merveilleux outil dont tout le monde parle !

Notion est un outil qui permet de se créer son propre espace de travail, des bases de données, des listes, des catégories avec des fichiers rangés à l’intérieur, faire son suivi client…

En bref, c’est un couteau suisse de l’organisation et c’est exactement pour cela que je l’aime tant !

Personnellement, j’ouvre mon espace Notion tous les jours où je travaille (et même quand je ne travaille pas pour organiser des trucs perso 😂)

Voici une idée de 3 pages que j’ouvre chaque jour :

 

• Suivi prospects & clients, car je fais des relances régulièrement suite aux appels découvertes passés avec de potentiels clients pour l’agence
• Notes + idées, clairement mon vide-cerveau concernant les idées de contenus à créer qui me sont venues et je l’ouvre systématiquement dès que j’ai une idée (que ce soit pour de la création de contenu, un nouveau projet, une amélioration à faire sur mon site internet… tout est là-dedans)
• Calendrier éditorial, car je viens tout le temps checker les prochaines publications et aussi voir si je peux ajouter mes nouvelles idées de contenus dans ce qui est déjà prévu de base sans tout chambouler (là, laisse tomber, le cerveau il fume beaucoup en général 😅)

 

Notion permet également de collaborer facilement avec son équipe !

J’ai des pages partagées dessus et pour les montages de podcasts par exemple que mon frère effectue, je n’ai qu’à importer le fichier en question et tout le processus est déjà noté à l’intérieur.

Simple et efficace, cela permet de gagner un temps de dingue 🙏🏻

D’ailleurs, si tu veux commencer à utiliser Notion pour booster ta productivité et ainsi réussir à mieux t’organiser au quotidien, mon amie Miléna propose 5 jours de vidéos gratuites, tu peux t’inscrire par ici si tu souhaites en savoir plus 🤩

*Lecture suggérée = Mettre l’outil Notion au service de ton business, interview avec Miléna*

 

Tiime, qui est le compte bancaire de ma société et mon logiciel de facturation en même temps

Depuis que je suis passée en société, j’utilise cet outil qui est relié à ma comptable, et je dois dire qu’il est vraiment pas mal !

Il ne me permet pas de faire des factures automatiques (pour ça, je te parle de la chose dans le point suivant)

Mais pour autant, il me permet d’avoir un compte bancaire et un logiciel de création de factures & devis au même endroit, super pratique !

Je ne sais pas toi, mais moi j’adore les logiciels qui font plusieurs choses à la fois !

Comme tout est au même endroit, je peux créer une facture, puis une fois le paiement reçu par la cliente, la relier directement.

Je peux également créer des devis et factures qui sont à l’image de mon entreprise, avec le logo, les couleurs et puis y ajouter des détails si je le souhaite.

C’est vraiment un outil que j’aime énormément !

Tu peux toi aussi utiliser Tiime si tu le souhaites, tu n’es pas obligée d’avoir un comptable pour l’avoir (notamment si tu es en micro-entreprise) !

Mais pour ma part le prix de l’outil est compris dans le forfait que je règle chaque mois à mon cabinet comptable 🥰

Mais comme c’est un outil utilisé pour la gestion des entreprises types sociétés, il est vraiment très complet et optimisé au maximum pour te faciliter la vie.

 

Système io, pour l’hébergement et la vente de mes formations + ma newsletter

J’en parlais un peu plus tôt, Système io est un logiciel qui permet de faire plein de choses à la fois et rien que pour cela, je l’adore !

Sur Système io, je fais plusieurs choses :

 

• j’héberge mes pages de ventes et mes formations, donc j’ai également la page de paiement dessus et ainsi les factures de mes ventes de formations sont créées automatiquement par l’outil
• je récolte les adresses e-mails pour ma newsletter grâce à une page de capture dessus, et j’envoie également les e-mails hebdomadaires
• j’ai des campagnes de bienvenue après le téléchargement de chacun de mes produits gratuits dessus
• je peux scinder ma liste e-mail avec des tags différents pour savoir qui a téléchargé quel freebie
• je crée des automatisations dessus comme le téléchargement d’un freebie > abonnement à une campagne de bienvenue + ajout d’un tag > désabonnement de la campagne une fois celle-ci terminée + retrait de l’ancien tag + ajout d’un nouveau tag (c’est un exemple, mais on peut en faire plein d’autre)

 

En bref, j’adore cet outil et j’ai 2 abonnements dessus : un pour la newsletter La plume rose et les formations qui y sont associées

Et un pour ma formation l’Épingle Digitale + les e-mails que j’envoie aux membres chaque semaine pour les consultations hebdomadaires

 

 

PandaDoc, pour la signature des contrats avec les clients de l’agence

C’est encore quelque chose d’assez récent dans l’entreprise (le genre de truc que tu ne prends pas le temps de mettre en place jusqu’à ce que tu aies des paiements en retard 😅)

Mais du coup, maintenant, à l’agence, pour chaque nouvelle collaboration long terme, je crée un contrat et je le fais signer aux clientes grâce à ce fabuleux outil qu’est PandaDoc !

Il me permet d’importer le contrat, de créer des zones de signatures et d’envoyer le lien au client pour qu’il n’ait plus qu’à y accéder et poser sa signature si tous les termes lui conviennent 🙏🏻

Je ne peux que te conseiller d’établir des contrats avec tes clients si tu fais de la prestation de services ;

Cela cadre les choses efficacement et plus de problème autour des retards de paiements, des tâches demandées en plus gratuitement…

Tout est noir sur blanc, et cela sécurise la collaboration autant de ton côté que du côté du client !

 

Google Agenda, l’indispensable pour organiser mes journées

Je pense qu’il n’y a plus besoin de le présenter non plus !

Nous sommes beaucoup d’entrepreneurs à l’utiliser, et pour cause, c’est un outil tellement pratique !

Ce que j’adore avec Google Agenda, c’est le côté très visuel que je ne retrouve pas dans Notion (en tout cas pas encore, peut-être que cela arrivera dans une mise à jour plus tard ? 👀)

Du coup, je peux mettre des blocs de temps et voir en un seul coup d’oeil la place qu’il me reste dans mes journées !

Autre avantage pour moi : quand un appel découverte est réservé avec l’agence Write & Gold, il s’ajoute automatiquement dans l’agenda…

Et Zoom est connecté automatiquement à tout cela donc une réservation s’effectue, et le créneau est de suite réservé dans mon agenda avec le lien de connexion Zoom pour le jour en question.

Cela me fait gagner un temps fou, et cela me permet également (moi qui suit très visuel) de pouvoir voir en un seul coup d’oeil les appels que j’aurai cette semaine !

*Lecture suggérée = 5 astuces faciles pour une meilleure organisation business*

 

Calendly, pour avoir un agenda en ligne où l’on peut réserver un appel avec l’agence

J’en parlais plus tôt, mais du coup j’ai un agenda en ligne avec l’agence Write & Gold qui me permet de donner un lien où les prospects peuvent réserver directement un appel 🙏🏻

Cela me permet un énorme gain de temps et j’utilise cet outil depuis mes tous débuts, j’en suis très satisfaite !

En gros, sur Calendly on a un calendrier, et on sélectionne les créneaux auxquels on est disponible et où on permet aux personnes de réserver un appel.

On peut également connecter Calendly à notre Google Agenda, ce qui permet de ne pas avoir de réservation à un moment où on a quelque chose de prévu dans l’agenda ;

Calendly le détectera automatiquement et ne proposera pas ce créneau, même si vous l’avez sélectionné comme OK pour un appel dedans !

La petite astuce que je fais personnellement dans mon Google Agenda, c’est de bloquer les créneaux d’appels découvertes mais de passer la tâche en “Disponible”.

Cela me permet de voir quand je prévois d’avoir des appels et à Calendly de voir que je suis disponible = trop pratique !

C’est un outil dont je ne peux pas me passer, il me permet de gérer mes appels tellement facilement avec l’entreprise, que je suis persuadée qu’un jour je passerai sur un plan payant avec encore plus de fonctionnalités !

 

Zapier, pour automatiser certaines tâches qui prennent beaucoup de temps

Franchement, j’utilise Zapier vraiment de façon très basique et pas du tout à son plein potentiel !

Mais pour le moment, il me permet de faire une chose merveilleuse qui avant me prenait des heures par semaine : transférer les données de mes demandes d’appels découvertes de Google Forms à Notion !

(car avant de réserver son créneau pour un appel, je fais remplir un formulaire)

J’ai un tableau Prospects sur Notion, et quand une personne rempli ce formulaire, il y a une automatisation qui crée automatiquement une nouvelle ligne dans ce tableau, avec toutes les informations 😍

Les automatisations, c’est tellement chouette !

 

Bon, et toi alors quels outils sont indispensables à la gestion de ton entreprise ? 🤩